Édition de proposition : l’étape clé de la vente de votre proposition

Cet article met en évidence les étapes les plus efficaces pour voir votre proposition aux organismes du gouvernement fédéral.

Aujourd’hui, nous vous présentons un article de notre gestionnaire de propositions et rédactrice, Erin Hoefer, qui soutient nos clients dans le cadre de missions de conseil. Elle parle de son point de vue sur l’édition de propositions, l’auto-édition et l’édition du travail des autres:

Les gestionnaires de propositions portent souvent des chapeaux différents. Je dis l’évidence, je le sais. Nous n’avons pas toujours l’occasion de prendre du recul et d’orchestrer l’effort global d’une proposition gagnante. Souvent, nous devons également aller dans les tranchées et effectuer une gestion de capture de dernière minute, remplir des formulaires de tarification et de contrat, écrire les sections techniques lorsque les experts en la matière ne sont pas disponibles, et oserais-je dire que nous devons même modifier la proposition après en avoir rédigé la majeure partie nous-mêmes.

La révision commence tôt dans le processus de rédaction de la proposition et se poursuit tout au long du cycle de vie, mais quelle que soit l’étape à laquelle vous êtes amené à éditer, il s’agit d’une tâche distincte dans le cycle de vie d’une proposition qui nécessite un ensemble de compétences spécifiques. L’édition comprend la coupe et le renforcement du texte pour la lisibilité et l’impact, la cohérence de divers matériaux, la réalisation d’une « voix unique » dans une proposition et même la mise en chanter votre écriture.

À tout le moins, en tant que bon éditeur de propositions, vous pourrez:

Travaillez à un guide de style spécifique à la proposition ou à l’entreprise pour assurer une utilisation cohérente des mots.
Renforcer les messages et éliminer l’ambiguïté manquée par l’équipe de proposition grâce à la familiarité.
Réduisez le nombre de mots – nous avons tous tendance à utiliser des mots et des phrases inutiles.
Identifier et corriger les erreurs d’orthographe, de ponctuation et de grammaire.

Peu importe ce que vous choisissez de modifier en premier. Il peut être judicieux pour un éditeur de vérifier d’abord la ponctuation et l’orthographe, puis de creuser plus profondément dans le message, mais il n’y a pas de bon ordre pour l’édition. C’est à l’individu de décider. Éditer votre propre rédaction de proposition

Si vous êtes comme moi, vous tomberez amoureux à plusieurs reprises de votre propre écriture (j’ai un festival d’amour avec cette pièce en ce moment). Il est facile de tomber dans ce piège, car l’écriture est un travail difficile. Peu importe le type d’écriture que vous faites, il faut un effort sérieux pour obtenir les bons mots à l’écran de manière cohérente. Lorsque nous passons autant de temps à apprendre sur nos clients avec la mission finale de gagner des affaires pour eux, nous commençons inévitablement à nous sentir passionnés par la proposition et son résultat potentiel. Nous luttons pour les bons mots, puis nous luttons encore plus pour les organiser dans les bons messages, et enfin, nous présentons une proposition gagnante dont nous savons (ou pensons savoir) qu’elle nécessite très peu d’édition. Par conséquent, il n’est pas surprenant que nous aimions notre écriture plus qu’Angelina Jolie n’aime remplir des documents d’adoption – tant de temps a été investi.

Mais sortez-en les amoureux! Il y a une raison pour laquelle les grands rédacteurs et éditeurs de propositions utilisent les différentes critiques de couleurs (et selon la taille et l’importance de la proposition, il peut y avoir une révision pour chaque couleur de l’arc-en-ciel). Vous devez être objectif sur votre propre travail. Comment procédez-vous?

Voici quelques façons de vous détacher ou de développer l’objectivité de votre propre écriture :

Éloignez-vous de l’article pendant au moins une journée complète (c’est-à-dire 24 heures en temps de rédaction de proposition). Avoir un regard neuf sur l’écriture vous aidera à voir ce que vous ne pouviez pas voir quand vous étiez enterré dans les mots.
Faites-le dans un autre format : si vous travailliez dans Word, regardez votre texte en PDF. Vous verrez différentes choses. Ne sautez jamais un examen papier de votre proposition.
Lisez-le à haute voix. Vous savez à quel point dans votre tête vous êtes un grand chanteur, mais quand vous chantez à haute voix, cela sonne étonnamment différent? Ou est-ce juste moi? Cet exercice peut également travailler sur votre écriture. Peu importe à quel point vous êtes un écrivain génial, vos oreilles sont meilleures pour capter des choses telles que des phrases incomplètes, des pensées vagues ou des points mal placés lorsque vous les lisez à haute voix. Il s’agit également d’une étape clé de l’examen Read Out Loud avant votre examen de l’équipe Gold.
Enregistrez-vous. Lisez-le à voix haute, mais cette fois, utilisez votre ordinateur ou votre téléphone intelligent pour l’enregistrer. Vous vous entendrez différemment, mais plus important encore, toute incohérence ou erreur structurelle sera notée plus tôt que si vous relisez l’article dans votre tête.

Modifier l’écriture de quelqu’un d’autre

Ne vous y trompez pas. Même si les rédacteurs de propositions aiment leurs propres mots, rien ne l’emporte sur l’opportunité de modifier le travail de quelqu’un d’autre. Ce n’est pas parce que le travail acharné a déjà été fait. Non, c’est parce qu’il est plus facile pour la plupart d’entre nous d’éditer que de proposer le premier brouillon, aussi mauvais soit-il.

En réalité, éditer le travail de quelqu’un d’autre est un peu un fardeau. Je sais combien il peut être difficile d’obtenir tous les mots justes dans une proposition. Comment puis-je dire à l’auteur de supprimer un paragraphe entier? Je ne veux pas les contrarier au point de ne plus jamais vouloir travailler avec moi. Cependant, la possibilité d’éditer le travail de quelqu’un d’autre apporte également une voie d’éducation à double sens. Je dois être prêt à expliquer chaque édition, et en même temps, l’auteur doit être capable d’expliquer pourquoi une section ou une phrase particulière doit rester. Cela nécessite souvent un travail d’équipe – donner et recevoir.

Vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle d’édition simple d’OST Global Solutions que j’utilise pour toutes les propositions, qu’elles soient les miennes ou celles de quelqu’un d’autre:

Passez en revue le contenu. Couvrez des domaines tels que la conformité, l’exactitude, la cohérence, les informations manquantes, la redondance, les win_themes et les acronymes.
Examinez la longueur et la structure. Cela inclut l’ordre des paragraphes, le flux et la longueur des paragraphes et des sections.
Modifiez et révisez chaque phrase et chaque mot. Recherchez la voix passive et active, l’utilisation des mots, le ton, le style et une variété d’autres questions liées à la pièce.
Examinez les mécanismes de base tels que l’orthographe, les fautes de frappe, la ponctuation, les majuscules, l’utilisation des pronoms, l’accord sujet-verbe et le temps du verbe tout au long du document.

En conclusion, que vous éditiez votre propre chef-d’œuvre magnifique ou celui de quelqu’un d’autre, vous ne pouvez jamais sous-estimer le pouvoir de vous rendre détaché et objectif. Prévoyez du temps dans votre calendrier de proposition si vous êtes l’écrivain. Estimez une durée appropriée si vous modifiez l’écriture de quelqu’un d’autre. Couvrez les bases de l’édition et creusez profondément pour vous assurer que la proposition communique le message voulu et que la proposition se vendra.

Source: Invité gratuit publiant des articles de ArticlesFactory.com