Apprenez les bases d’une proposition informatique gagnante, telles que les ventes de matériel, de logiciels, d’intranet, de produits ou de services. N’importe qui peut obtenir un devis ensemble, mais ce n’est pas souvent une stratégie gagnante. Vous devez montrer à votre client potentiel qu’on peut vous faire confiance pour fournir les services dont il a besoin.
Comme la plupart des entreprises de nos jours, votre entreprise de technologie de l’information (TI) est sans aucun doute à la recherche de plus de clients ou est chargée de projets internes. Pour décrocher un nouveau client ou faire accepter un projet, vous devrez rédiger une proposition commerciale.
Vous n’en avez jamais écrit ? Ne paniquez pas – la rédaction d’une proposition ne doit pas être un processus intimidant, et après avoir rédigé votre première proposition, toutes les autres seront beaucoup plus faciles.
C’est parce que les objectifs et la structure de toute proposition d’affaires sont les mêmes: 1) vous présenter, 2) mettre en évidence les services que vous offrez, 3) décrire les coûts et 4) persuader votre client potentiel que vous êtes le choix parfait pour le projet. Vous pouvez également accélérer le processus de rédaction de propositions en utilisant des modèles prédéfinis et en étudiant des exemples de propositions.
La structure de base de la proposition est la même, que votre entreprise soit le câblage réseau, la création et l’hébergement de sites Web, le codage de logiciels, la conception de matériel, l’exploitation d’un centre de données, l’optimisation des processus internes, la formation informatique ou même la demande de financement pour créer ou développer une entreprise informatique. Voici l’ordre que les sections de votre proposition doivent suivre : 1) vous présenter, 2) résumer les besoins du client potentiel, 3) décrire vos produits, services et coûts, et enfin, 4) fournir des informations sur votre organisation, vos références et vos capacités.
Vous voudrez inclure des détails sur vos produits, services et expérience commerciale particuliers qui sont pertinents pour le projet spécifique de votre client. Par exemple, les concepteurs de sites Web peuvent avoir besoin d’inclure des informations sur les modèles, les widgets ou les technologies de panier d’achat; Les spécialistes des réseaux peuvent vouloir inclure des spécifications pour les câbles et les routeurs qu’ils recommandent; Les formateurs en TI peuvent inclure des listes de cours et de certifications offerts; et ainsi de suite.
L’idée la plus importante à garder à l’esprit est que le but de toute proposition est de convaincre les clients potentiels de vous attribuer leurs contrats, de convaincre votre patron d’approuver votre projet proposé ou éventuellement d’obtenir un financement pour une nouvelle entreprise. Pour les persuader, vous devez démontrer que vous pouvez fournir les produits et services qu’ils veulent. Ce n’est jamais une bonne idée d’envoyer à vos clients seulement une liste de prix; Cela ne remplacera pas une véritable proposition.
Votre proposition doit être adaptée à un client spécifique et à ses besoins. Cela signifie que vous devez recueillir des informations sur ce client afin de pouvoir créer une proposition personnalisée pour répondre aux exigences de ce client spécifique. Ne faites pas l’erreur d’envoyer à tous vos clients potentiels une proposition de vente identique. Une proposition ciblant une organisation ou une personne spécifique a beaucoup plus de chances de réussir.
Maintenant, pour revenir à l’ordre de base décrit ci-dessus, commencez votre proposition par une lettre de motivation et une page de titre. Dans la lettre d’accompagnement, écrivez une brève introduction personnelle et fournissez toutes vos coordonnées pertinentes afin que le client puisse facilement vous contacter pour plus d’informations. La page de titre est exactement ce que son nom indique : une page avec le titre de votre proposition spécifique (par exemple, « Proposition de services de site Web pour la Birchwood Company », « Création d’un système de gestion des dossiers » ou « Plan de mise à jour du réseau informatique de MWP Corporation »).
Ensuite, après cette introduction, écrivez la section qui décrit les besoins du client potentiel. Dans une longue proposition pour un projet complexe, vous devez fournir un résumé précédant les pages détaillées. Dans les propositions aux sociétés, ce résumé est généralement appelé un résumé. Dans les propositions complexes mais moins corporatives, le résumé est généralement appelé un résumé du client. Sur cette page de résumé et dans les pages détaillées de cette section, décrivez les besoins et les objectifs de votre client et discutez des limites ou des restrictions qui peuvent être associées au projet. N’insérez pas encore vos propres idées; Cette section est l’endroit où vous démontrez que vous comprenez les besoins du client.
Dans la dernière section de la proposition, vous avez la chance de promouvoir votre projet, vos produits et vos services. Dans cette section, vous inclurez des pages qui décrivent précisément ce que vous avez à offrir et ce que cela coûtera. Cette section devrait contenir des pages avec des titres généraux tels que Services fournis, Avantages, Fonctionnalités et Résumé des coûts, mais devrait également inclure des pages plus détaillées qui décrivent pleinement vos produits et services, expliquent comment vous pouvez répondre aux besoins du client et répertorient les coûts associés. Vous pouvez utiliser des rubriques telles que Matériel et logiciels, Équipement, Options, Évolutivité, etc.
Votre entreprise spécifique déterminera les sujets et les pages spécialisés que vous devez inclure dans votre proposition. La taille et la portée du projet détermineront le nombre de sujets et la quantité de détails qui seront requis.
Une société de conception et d’hébergement de sites Web peut avoir besoin d’inclure des sujets tels que les livrables du projet, le storyboard, les fonctionnalités, l’approche technique, le calendrier de production, le matériel et les logiciels, ainsi qu’un contrat de développement et d’hébergement.
Une entreprise de formation informatique peut vouloir des pages telles que Services fournis, Plan de formation, Exercices, Programme d’études, Conditions préalables, Recyclage, Matériel et un plan.
Un consultant informatique peut utiliser les services fournis, le résumé des coûts, le résumé du projet, les références, les certifications et nos clients pour commencer.
Les propositions de vente informatique utiliseront des sujets tels que les produits, les services fournis, le service client, les avantages, les fonctionnalités, les études de cas, la garantie, la liste de prix, les exigences, etc.
Si vous proposez un projet interne à l’entreprise, non seulement vous devez bien paraître, mais vous devez également vous assurer que votre patron a l’air bien. Vous avez besoin qu’ils aient confiance que vous livrerez afin d’obtenir leur soutien. Incluez des sujets qui montrent que vous comprenez tous les aspects du projet. Assurez-vous d’avoir tenu compte des hypothèses, de l’analyse des risques, de la planification d’urgence, de la responsabilisation, de l’analyse FFPM et des résultats attendus.
Un projet de câblage réseau, d’infrastructure ou de centre de données peut nécessiter des sujets concernant les installations, la planification du site, l’infrastructure, le plan de sécurité, le plan d’expansion, le stockage, l’analyse de l’emplacement, les diagrammes, les plans, l’équipement, etc.
Les concepteurs de matériel et de logiciels peuvent inclure les exigences de documentation, les spécifications, l’approche technique, la gestion de projet, la conformité aux normes, la configuration système requise, les exigences d’interface et les certifications. Les concepteurs de matériel en particulier peuvent également avoir besoin de sujets tels que la fabrication, l’ingénierie, le plan de production, la capacité, les ressources et l’allocation des ressources.
Un projet de TI pour le gouvernement peut être encore plus complexe car vous aurez une demande de propositions avec des règles qui doivent être respectées. Dans cette situation, assurez-vous d’utiliser la matrice de conformité, les renvois à la DP, la page couverture des subventions ou des contrats gouvernementaux et tout autre sujet spécifiquement requis par la demande de propositions.
Une entreprise à la recherche de financement voudra inclure des pages telles qu’une analyse concurrentielle, les tendances de l’industrie, le marché et le public, le plan de marketing, l’assurance, la responsabilité, le plan de reprise après sinistre, la chronologie, la demande de financement, les services fournis, les produits, les opérations de l’entreprise, la projection des revenus, les sources de fonds, l’utilisation des fonds, le personnel, la structure juridique et tout autre sujet requis par le prêteur. Les propositions de financement ou d’investissement nécessitent également un certain nombre d’éléments financiers tels que votre analyse des flux de trésorerie, votre bilan, vos revenus, votre marge bénéficiaire, votre compte de résultat, vos coûts d’exploitation, etc.
Dans cette section de proposition finale, assurez-vous de fournir des pages décrivant votre organisation (À propos de nous ou Historique de l’entreprise), ainsi que des pages qui expliquent vos compétences et votre expérience ou fournissent des informations provenant d’autres clients. Ces pages sont nos clients, notre personnel, nos références, nos témoignages, nos qualifications et nos capacités – tout ce dont vous avez besoin pour inspirer confiance au client potentiel que vous pouvez fournir les biens et services qu’il recherche.
Et voilà: toutes les étapes de base pour créer votre proposition. Passons maintenant à la touche finale. Après avoir inséré tous les mots et données dans votre proposition, passez un peu de temps à la rendre visuellement attrayante. Ajoutez le logo de votre entreprise, choisissez différentes polices ou utilisez des puces personnalisées, ou envisagez d’utiliser des bordures de page colorées. N’allez pas trop loin, cependant; Vous voulez faire correspondre le style de votre proposition au style de votre entreprise.
N’envoyez pas votre proposition avant d’avoir vérifié l’orthographe et vérifié chaque page. Si possible, demandez à quelqu’un de l’extérieur du projet ou de l’organisation de faire la dernière relecture. Il est trop facile de manquer des erreurs dans des informations familières.
Vous pouvez maintenant voir comment les propositions d’entreprise informatique peuvent varier considérablement dans le contenu en raison de la variété des entreprises informatiques et de la variété des projets pour lesquels les propositions sont adaptées. Le contenu de la proposition de votre entreprise sera différent de celui des autres. Mais vous pouvez également voir que toutes les propositions informatiques auront des formats similaires et suivront la même structure de base.
Pour accélérer le processus de rédaction de propositions, vous pouvez utiliser les modèles prédéfinis dans un kit de proposition. Ils contiennent des instructions, des suggestions et des exemples faciles à comprendre qui vous guideront pour fournir un contenu approprié. Il comprend également de nombreux exemples de propositions commerciales pour toutes sortes d’entreprises informatiques; Ceux-ci peuvent vous donner une longueur d’avance sur la création de vos propres propositions gagnantes.
Source: Invité gratuit publiant des articles de ArticlesFactory.com
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