À l’ère des connexions en ligne, les événements en direct continuent d’être un élément essentiel de la construction de la marque et de l’entreprise. L’organisation d’un événement en direct donne à votre marque et à votre entreprise la possibilité de se démarquer de vos concurrents. De cette façon, vous pouvez avoir un effet de construction de marque plus profond et plus significatif sur vos consommateurs, plus efficace que les efforts de marketing indirects et centrés sur les médias.
Pourtant, avec autant d’événements révolutionnaires qui se déroulent partout dans le monde, les entreprises et les professionnels de l’événementiel doivent redoubler d’efforts pour s’assurer que l’événement qu’ils organisent engagera leur public cible et atteindra leurs objectifs cibles.
L’industrie de l’événementiel en direct est en plein essor, à tel point que le Bureau of Labor Statistics des États-Unis prévoit que l’industrie de l’événementiel augmentera de 44% de 2010 à 2020, dépassant la plupart des prévisions de croissance pour les autres industries. Malgré tout, il y a toujours beaucoup en jeu lors de l’organisation d’un événement en direct. Ils sont très coûteux à mettre en place et nécessitent une planification substantielle – même s’ils ne durent qu’un week-end.
Voici les meilleures pratiques éprouvées pour organiser un événement en direct réussi.
Audio
L’audio est l’élément numéro un lorsqu’il s’agit d’organiser un événement en direct réussi. Peu importe la taille ou le type d’événement, les meilleures entreprises événementielles savent que vous devez toujours viser un son de qualité; Sinon, vous perdrez l’intérêt et l’attention de votre public.
Le plus souvent, les microphones feront partie de la configuration, alors prévoyez de tester chacun d’entre eux suffisamment tôt pour que vos ingénieurs du son aient le temps de traiter les problèmes qui pourraient survenir, en accordant une attention particulière aux interférences de fréquence sans fil.
De plus, prenez l’habitude d’utiliser des piles neuves pour les microphones sans fil pour chaque événement. Si vous utilisez un flux audio diffusé sur le Web, assurez-vous qu’il est propre et audible.
Si votre événement doit inclure des présentateurs à distance, planifiez un tour de test avec chacun d’eux, car la plupart n’utiliseront pas une configuration de haute technologie et utiliseront plutôt un microphone de casque de base ou même une connexion téléphonique.
Vidéo
Au cours des dernières années, la vidéo en direct s’est avérée être la forme dominante de marketing et, lorsqu’elle est utilisée correctement lors d’événements, augmente l’engagement du public. La vidéo en direct lors d’événements offre aux marques et aux entreprises la possibilité d’exploiter cet outil attrayant, vous rapprochant ainsi que vos clients.
Tout comme dans une vidéo TED Talk, prévoyez d’avoir plusieurs angles de caméra pour créer une expérience cinématographique. Capturer des moments bruts et des perspectives différentes aide tout le monde à se sentir plus proche de l’action.
La puissance de la vidéo est renforcée par le fait que vous pouvez diffuser vos événements à des publics du monde entier, élargissant ainsi le public en direct et favorisant les résultats de l’événement que vous organisez. Filmer des orateurs, des panels ou des artistes peut ensuite être transformé en contenu (tel que des webinaires) pour promouvoir votre prochain événement.
Visuels
En plus de la puissance de l’audio, les visuels ajoutent une composante supplémentaire à l’histoire que vous racontez. Le niveau et la complexité des visuels varieront en fonction de l’esthétique de votre marque et de la nature de l’événement; Cependant, dans tous les cas, une certaine forme de visuels doit être utilisée.
Les arrière-plans de mouvement sont un moyen fantastique d’ajouter une dimension supplémentaire, car le mouvement subtil améliore légèrement tout ce qui se passe sur scène. Pour une expérience visuelle plus extrême, la location d’éclairage LED est la voie à suivre.
Une autre idée est d’incorporer le logo de votre marque ou de votre entreprise dans l’apparence de l’événement. Dans l’ensemble, vous voulez que l’espace qu’occupe votre événement se transforme en un environnement immersif.
Frais de traitement
Lors de la vente de billets pour votre événement, vous pouvez rencontrer des frais de traitement de billets ou de carte de crédit. Selon la compagnie, ceux-ci peuvent varier de 2,5 à 3,5% et peuvent avoir des frais fixes supplémentaires par billet.
Assurez-vous d’intégrer ces frais supplémentaires dans le prix, au lieu de les ajouter à la fin. Psychologiquement, les clients préfèrent voir un prix de billet légèrement plus élevé que d’avoir une charge de frais supplémentaires ajoutés à la fin.
Lieu
Le choix d’un lieu et d’un lieu pour votre événement est une question qui peut nécessiter beaucoup de remue-méninges. Tout d’abord, prenez en considération le créneau dans lequel votre événement appartient et quelles caractéristiques (le cas échéant) votre lieu devrait avoir pour ce créneau.
Une fois que vous avez choisi un lieu, ne vous concentrez pas uniquement sur les aspects positifs, mais considérez également ses limites. Renseignez-vous sur les capacités d’alimentation, si certaines choses déclenchent les détecteurs de fumée, la capacité de poids du plafond, etc. – passez en revue toutes les petites choses qui pourraient potentiellement se transformer en gros problèmes.
Dans les jours et les semaines précédant l’événement, assurez-vous que les membres de l’équipe principale connaissent bien le site. Lorsque tout le monde court partout pour essayer de tout mettre en place, connaître les itinéraires les plus rapides d’un point A à un point B sera une bénédiction.
Où que vous décidiez d’organiser votre événement, assurez-vous qu’il y a beaucoup de bornes de recharge. Vous voulez que tout le monde tweete votre événement #hashtag toute la journée!
Les objets techniques
Lorsque vous traitez avec des fournisseurs de produits et de services, le conseil le plus important de tous est d’embaucher la bonne attitude. Vous voulez vous assurer que les gens avec qui vous allez travailler sont la crème de la crème de l’industrie.
L’organisation et l’accueil de ces événements peuvent devenir légèrement désordonnés et intensément stressants, ce qui ne peut qu’être aggravé si les personnes en charge de votre audio, de l’éclairage, de la scène et du rigging n’ont pas écouté et ne se souviennent pas quoi faire. Une bonne attitude, énergique et motivée va un long chemin.
N’oubliez pas de vous assurer que vous récompensez votre équipage avec de la bonne nourriture! Il est étonnant de voir à quel point les gens peuvent être plus motivés lorsque la récompense pour un travail acharné est une collation ou un repas savoureux.
Rétroaction
Une fois votre événement en direct terminé, assurez-vous de demander aux participants de vous fournir des commentaires après la conférence. C’est la clé pour s’assurer que le prochain événement se déroule plus facilement et soit plus impressionnant que le précédent. Si vous ne demandez pas, vous ne saurez peut-être jamais que les chaises étaient inconfortables, que trop de panneaux se chevauchaient ou que la machine à café n’était jamais pleine.
Conseil de pro :
Comme vous aurez probablement besoin de dormir pendant trois jours une fois l’événement terminé, préparez vos e-mails et vos sondages post-événement avant même que l’événement ne commence. Vérifiez que tous les liens fonctionnent et laissez de la place pour les images que vous pouvez ajouter à partir de l’événement avant d’appuyer sur envoyer.
En organisant un événement en direct réussi et engageant, les clients potentiels peuvent commencer à développer une relation avec vous, ce qui augmente les chances qu’ils achètent chez vous à l’avenir.
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